Einblicke in Projekte, die typische Herausforderungen kleiner Unternehmen und Organisationen adressieren –
von der IT-Planung bis zur betriebsnahen Abrechnung.
Handwerk (ca. 25 MA): Stabiler Betrieb & klare Struktur
Ausgangslage: Häufige Ausfälle am Fileserver, unübersichtliche Ordnerstruktur,
private Geräte im Einsatz, keine einheitliche Sicherungsstrategie.
Vorgehen: Planung und Umsetzung einer neuen IT-Struktur bestehend aus
Microsoft 365, strukturierter Dateiablage, standardisierten Arbeitsplätzen, WLAN-Optimierung
in Werkstatt & Büro sowie 3-2-1-Backup-Konzept. Einführung eines einfachen Ticketsystems
für Support-Anfragen.
Ergebnis: Rund 40 % weniger Supportfälle im Tagesgeschäft, klar definierte
Zuständigkeiten, auditfähige IT-Dokumentation und ein stabiler Betrieb – auch bei weiterem Wachstum.
Start-up (12 MA): Neuer Standort & Microsoft 365 im Alltag
Ausgangslage: Schnelles Wachstum, neuer Standort im Münsterland, Ad-hoc-IT,
verstreute Daten in privaten Clouds, keine geregelten Zugriffe.
Vorgehen: Konzeption des IT-Setups für den neuen Standort (Netzwerk,
Internet, WLAN, Arbeitsplätze), Einrichtung von Microsoft 365 mit Rollen- und Rechtekonzept,
Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende, Security-Baseline (MFA, Richtlinien, Backup),
kurze Teams- und SharePoint-Schulungen.
Ergebnis: Neue Mitarbeitende sind ab dem ersten Tag arbeitsfähig,
wichtige Informationen liegen strukturiert an einem Ort, Sicherheitsrisiken wurden deutlich reduziert
und die Zusammenarbeit läuft spürbar reibungsloser.
Ausgangslage: Inhomogener Gerätemix, unklare Update-Situation,
unterschiedliche Virenschutz-Lösungen, keine Übersicht über den tatsächlichen Sicherheitsstand.
Vorgehen: Einführung eines einheitlichen Patch- und Endpoint-Managements,
Härtung der E-Mail-Sicherheit (Spam-/Phishing-Filter), Überarbeitung der Backup-Strategie
inklusive regelmäßiger Wiederherstellungstests. Aufbau eines kompakten monatlichen
IT-Sicherheitsreports für die Geschäftsführung.
Ergebnis: Klarer Überblick über den Sicherheitsstatus, definierte
Wiederanlauf-Szenarien und deutlich weniger „Feuerwehr-Einsätze“ im Tagesgeschäft.
Ausgangslage: Ein gemeinnütziger Träger mit mehreren Angeboten im schulischen Bereich
arbeitet mit vielen Excel-Listen, Papierordnern und manuell geführten Übersichten.
Abrechnungen gegenüber Kostenträgern und Eltern sind möglich, aber fehleranfällig,
zeitaufwändig und stark von einzelnen Personen abhängig.
Vorgehen: Analyse der bestehenden Abläufe (Anmeldungen, Anwesenheiten, Abrechnung),
anschließend Konzeption und Implementierung einer Fachanwendung mit klarer Datenstruktur:
Leistungsempfänger, Leistungen, Zeiträume, Tarife, Zuschüsse. Aufbau von Auswertungen für
Abrechnungsläufe, Exportmöglichkeiten (z. B. CSV/DATEV) sowie eines einfachen Rollen- und Rechtekonzepts.
Parallel dazu: Überführung der Papierprozesse in nachvollziehbare digitale Workflows und Schulung der Mitarbeitenden.
Ergebnis: Deutlich weniger Rückfragen in der Abrechnung, klare Nachvollziehbarkeit
bei Prüfungen, reduzierte Abhängigkeit von einzelnen Schlüsselpersonen und eine belastbare Grundlage
für Steuerberatung, Controlling und zukünftige Erweiterungen der Angebote.
Ausgangslage: Parallel geführte Excel-Listen, Medienbrüche zwischen
Fachbereich und Buchhaltung, aufwendige manuelle Abrechnungen und kaum Transparenz,
welche Leistungen bereits abgerechnet sind.
Vorgehen: Konzeption und Entwicklung einer Fachanwendung
zur Verwaltung von Leistungsempfängern, Debitoren, Abrechnungsvorlagen und
wiederkehrenden Abrechnungsläufen. Automatisierte Erstellung von Exporten
für die Finanzbuchhaltung (CSV/DATEV-kompatibel) und einfache Auswertungen
für Leitung & Controlling.
Ergebnis: Deutlich weniger Doppelarbeit, nachvollziehbare Abrechnung,
schnelle Auswertungen auf Knopfdruck und eine gemeinsame Datenbasis für Fachbereich,
Verwaltung und Geschäftsführung.
Ausgangslage:
Ein regionaler Handwerksbetrieb mit knapp 20 Mitarbeitenden kämpfte mit einer
gewachsenen IT-Landschaft: veraltete Hardware, fehlende Dokumentation,
unsaubere Berechtigungen, häufige Drucker- und Netzwerkprobleme sowie
regelmäßige Unterbrechungen im E-Mail-Verkehr.
Viele Themen blieben an einzelnen Personen hängen – ohne klare Verantwortlichkeiten.
Vorgehen:
Zunächst erfolgte eine Bestandsaufnahme aller Geräte, Benutzer,
Freigaben und Netzwerkkomponenten. Anschließend haben wir die
wichtigsten Störfaktoren priorisiert und in einem klaren 4-Wochen-Plan
systematisch abgearbeitet:
Überarbeitung der Benutzer- und Berechtigungsstruktur
Stabilisierung von Netzwerk & WLAN
Konfiguration eines zentralen Microsoft-365-Tenants
Vereinheitlichung der E-Mail-Konfiguration & Signaturen
Schnelle Remote-Hilfe für Büro & Werkstatt
Einführung einer schlanken Dokumentation für alle Mitarbeitenden
Ergebnis:
Statt täglich kleinerer Störungen laufen die Systeme heute stabil und
nachvollziehbar. Neue Mitarbeitende können innerhalb von Minuten
eingerichtet werden, Drucker- und E-Mail-Probleme sind praktisch
verschwunden und die Verantwortlichen wissen jederzeit, wo sie
Unterstützung finden. Die Geschäftsführung erhält monatliche
kurze Statusmeldungen – und der Betrieb kann sich auf seine Kunden
statt auf IT-Probleme konzentrieren.
Passt das zu Ihrer Situation?
Viele unserer Projekte ähneln einander in der Grundstruktur:
Es geht um Stabilität, Transparenz und Abläufe, die nicht mehr
an Einzelpersonen hängen. Wenn Sie sich in einem der Beispiele
wiederfinden – oder Ihre Situation ähnlich gelagert ist –
sprechen Sie uns an.
„Kompetent, schnell und angenehm pragmatisch. Probleme werden sofort richtig erfasst,
und wir bekommen Lösungen, die zu unserem Alltag passen – nicht nur schöne Konzepte auf dem Papier.“
– Inhaber eines Handwerksbetriebs aus Münster
„Der neue Standort war IT-seitig innerhalb weniger Tage startklar. Onboarding,
Rechte, Sicherheitsregeln – alles ist jetzt klar geregelt. Wir können wachsen, ohne dass die IT hinterherhinkt.“
– Gründer eines Start-ups im Münsterland
„Technik, Prozesse und Zahlen greifen endlich ineinander. Die Fachanwendung spart uns
viele Stunden pro Monat und macht die Abstimmung zwischen Fachbereich und Buchhaltung deutlich entspannter.“
– Geschäftsführung einer sozialen Organisation
Hinweis zu den Fallbeispielen:
Die Beschreibungen basieren auf typischen Projektsituationen aus unserer beruflichen Praxis.
Sie sind bewusst so zusammengefasst und anonymisiert, dass keine Rückschlüsse auf konkrete Unternehmen möglich sind.
Die Beispiele dienen der Veranschaulichung unserer Arbeitsweise.
