Microsoft 365 richtig strukturieren: Teams & SharePoint für KMU

1) Team-Typen & Zweck

• Abteilungsteams: z. B. „Finanzen“, „Vertrieb“, „Technik“. Dauerhaft, Mitglieder klar.
• Projektteams: befristet, klarer Owner, Abschluss & Archivierung vorgesehen.
• Management/Unternehmensführung: vertraulich, strengere Regeln.
• Externe Zusammenarbeit: eigenes Team oder separater Kanal mit Gastzugriff.

2) Namenskonventionen (Beispiel)

DEPT-FIN  | Abteilung Finanzen
DEPT-VER  | Abteilung Vertrieb
PROJ-KUNDE-XYZ-2025
MGMT-GF

Vorteil: Nutzer finden Inhalte schneller, IT kann automatisieren (Lebenszyklen, Rechte, Archivierung).

3) Kanäle & Ordnerstruktur

Standardkanäle: Allgemein, Prozesse, Vorlagen, Besprechungen.
Ordner in „Allgemein“: 01_Admin, 02_Vorlagen, 03_Projekte, 99_Archiv (mit zweistelligen Präfixen).

4) Berechtigungen & Rollen

• Owner: max. 2–3, verantwortlich für Mitglieder & Ordnung.
• Members: arbeiten in den Kanälen; keine Strukturanpassungen ohne Absprache.
• Guests: nur das Nötigste; Freigaben befristet & dokumentiert.

5) Governance-Regeln (leichtgewichtig)

• Wer darf Teams erstellen? → vorerst IT/Owner.
• Lebenszyklus: Projektteams nach Abschluss archivieren (Fixdatum + Verantwortliche).
• Freigaben: Externe Zugriffe regelmäßig prüfen; Gast-Review alle 90 Tage.
• Datenklassifikation: intern/vertraulich (einfach mit Kanal-Beschreibung kennzeichnen).

6) Vorlagen (Starter-Set)

• Team-Beschreibung: Zweck, Owner, Mitglieder, Archivkriterium.
• Besprechungsnotiz-Template: Datum, Teilnehmer, Entscheidungen, Aufgaben, Fälligkeit.
• Projekt-Ablage: 00_Briefing · 10_Angebot · 20_Umsetzung · 90_Abschluss · 99_Archiv.

7) Sicherheit & Compliance

• MFA & Conditional Access (Geräte-Compliance, bekannte Standorte).
• Versionierung in SharePoint aktivieren; Papierkorb-Regeln prüfen.
• Backups/Restore testen (mind. 1×/Quartal); Änderungen dokumentieren.

Tipp: Johanna übernimmt Prozesse & Schulungen, Nils Technik & Architektur – so kommen Akzeptanz und Stabilität zusammen.

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