📊Prozesse & Finanzen
Einheitliche Kunden- und Projektstruktur für kleine Unternehmen
Warum es sich lohnt, Kunden und Projekte über alle Systeme hinweg gleich zu benennen – und wie ein pragmatisches Schema aussehen kann.
Wenn jeder sein eigenes System nutzt
In vielen Unternehmen heißen Kunden und Projekte je nach System anders: im CRM, in der Zeiterfassung, in der Buchhaltung und in Excel-Listen. Das erschwert Auswertungen und Abstimmungen mit dem Steuerbüro.
Warum ein einheitliches Schema hilft
- Klarheit, worum es bei einem Vorgang geht.
- Einfachere Zuordnung von Belegen und Leistungen.
- Weniger Nacharbeit bei Auswertungen.
Bausteine für ein Namensschema
Ein einfaches Schema kann zum Beispiel so aussehen:
K-KURZNAME für Kunden P-KURZNAME-YYYY für Projekte
Der Kurzname kann aus Teilen des Firmennamens bestehen, Jahreszahlen helfen bei wiederkehrenden Projekten.
Vorgehen bei der Einführung
- Bestehende Kunden- und Projektlisten zusammentragen.
- Ein gemeinsames Schema definieren und dokumentieren.
- Eine zentrale Übersicht als führende Liste festlegen.
- Nach und nach Systeme an das Schema anpassen.
Zusammenspiel mit Finanz- und Controllingprozessen
Je klarer Kunden- und Projektstrukturen sind, desto einfacher lassen sich Kennzahlen wie Projektdeckungsbeiträge, Umsatz nach Kundengruppen oder Auslastungen auswerten.
Hintergrund: IT und Finanzen zusammendenken · Struktur-Workshop für Kunden und Projekte