Digitale Eingangsrechnungen & Freigabe-Workflows

Typische Ausgangslage: Rechnungen überall

In vielen kleinen Unternehmen kommen Eingangsrechnungen heute auf unterschiedlichen Wegen an:

• Als PDF an verschiedene persönliche Postfächer
• Per Papierpost und Scan
• Über Portale (z. B. Lieferanten- oder Dienstleisterportale)

Die Folge: Niemand weiß so genau, ob alle Rechnungen rechtzeitig geprüft, freigegeben und weitergegeben wurden. Rückfragen kosten Zeit – intern und bei der Steuerberatung.

Schritt 1: Ein zentrales Eingangspostfach

Der wichtigste Schritt ist ein zentraler Eingang für alle Eingangsrechnungen, z. B. rechnungen@firma.de oder ein Shared Mailbox in Microsoft 365.

• Lieferanten werden gebeten, Rechnungen nur noch an diese Adresse zu senden.
• Scans von Papierbelegen werden konsequent dorthin weitergeleitet oder dorthin gespeichert.
• Der Zugriff ist geregelt (z. B. Buchhaltung, Geschäftsführung).

Damit ist klar: Alles, was bezahlt werden soll, landet zuerst an einem Ort.

Schritt 2: Einheitliche Dateinamen & Ablage

Bevor Rechnungen weiterverarbeitet werden, hilft eine einfache Namenskonvention, z. B.:

• YYYY-MM-DD_Lieferant_Betrag_NETTO/KURZTEXT.pdf
• Beispiel: 2025-11-17_Musterstrom_248-90_Strom Oktober.pdf

Die Dateien werden in eine strukturierte Ablage übernommen, z. B.:

• /Finanzen/Eingangsrechnungen/2025/11/
• oder pro Kostenstelle/Projekt, wenn das für Ihr Unternehmen sinnvoller ist.

Schritt 3: Einfacher Freigabe-Workflow

Je nach Unternehmensgröße können Freigaben sehr unterschiedlich ablaufen. Für viele kleine Unternehmen reicht ein zweistufiges Modell:

• Sachliche Prüfung: Ist die Leistung erbracht? Sind Mengen/Preise plausibel?
• Genehmigung: Darf die Rechnung bezahlt werden? Passt sie ins Budget?

Technisch kann das z. B. so umgesetzt werden:

• Einfache Freigabe per Kommentar in Teams (verknüpft mit der Datei in SharePoint).
• Freigabe-Felder in einer Tabellen- oder Listenlösung (z. B. SharePoint-Liste, einfache Web- oder Excel-Lösung).
• Später: Anbindung an spezialisierte Lösungen oder Buchhaltungssysteme.

Schritt 4: Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberatung

Damit die Weitergabe reibungslos funktioniert, sollten Sie früh klären:

• In welchem Format werden Belege übergeben (z. B. DATEV-Export, CSV, strukturierte Ordner)?
• Welche Informationen müssen vorab erfasst werden (Kostenstellen, Projekte, Zahlungsziel)?
• Wer ist verantwortlich, die Übergaben fristgerecht anzustoßen?

Hier geht es nicht um steuerliche Beurteilung (diese bleibt bei Steuerberatung / Accounting), sondern um saubere technische Abläufe und Datenstruktur.

Schritt 5: Transparenz über offene Posten & Cashflow

Wenn Belege strukturiert vorliegen, können Sie relativ einfach:

• Offene Rechnungen nach Fälligkeit sortieren.
• Monatliche Zahlungsläufe vorbereiten.
• Auswertungen für Kostenstellen oder Projekte erstellen.

Schon einfache Auswertungen (z. B. in Excel oder Power Query) helfen, Liquidität und wiederkehrende Kosten besser im Blick zu behalten.

Nächster Schritt

Wenn Sie Ihren Belegfluss strukturieren möchten, unterstützen wir Sie bei:

• der Konzeption eines für Ihr Unternehmen passenden Workflows,
• der technischen Umsetzung (z. B. in Microsoft 365),
• dem Aufbau von Auswertungen und Schulungen für Ihr Team.

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